Dans un contexte où il ne serait pas possible de collecter de manière fiable et/ou automatisée l’ensemble des informations à faire paraître dans la signature mail, nous vous permettons de déléguer la saisie de ces informations à vos collaborateurs. Vous souhaitez gagner du temps et faciliter la synchronisation de vos propriétés sous O365 ? Alors cette fonctionnalité est faite pour vous !
⚠️ Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les utilisateurs qui bénéficient de l'Add-in Boost My Mail.

Comment déléguer la saisie des informations à vos collaborateurs ?

1. Vérifiez l’importation des utilisateurs.

• Vérifiez que vos utilisateurs ont été ajoutés à Boost My Mail en cliquant sur la home page dans la section "Utilisateurs".
• Vous pourrez ensuite initier le paramétrage de la gouvernance afin d’autoriser vos collaborateurs à modifier leurs propriétés.

2. Utilisez la fonctionnalité self-service.

• Rendez-vous dans le menu Paramètres puis dans l'onglet Propriétés. Toutes les propriétés (ou attributs) disponibles sur Boost My Mail sont visibles et la colonne de droite « self-service » vous permet de décider quelle(s) propriété(s) vous mettez à disposition de vos collaborateurs.
  ⚠️ Lorsque le self-service est activé sur une propriété, si cette dernière était synchronisée automatiquement depuis un annuaire, cela coupe la synchronisation automatique de cette propriété pour ne pas écraser ce que l'utilisateur final aurait pu modifier dans sa signature.
  
• Cliquez sur l’icône pour activer la gouvernance de la propriété par vos collaborateurs.
• Enregistrez vos modifications pour sauvegarder votre choix de paramétrage.

Comment le collaborateur peut-il modifier ses données ?

Une fois ce paramétrage effectué, vos utilisateurs auront la capacité de modifier eux-mêmes la ou les propriétés que vous leur avez mises à disposition. Pour cela, il faut :

1. Ouvrir un nouveau mail Outlook 
   
2. Ouvrir l'Add-in Boost My Mail présent dans le ruban (en fonction de la version d'Outlook il se trouvera à différents endroits)
   
   
   
3. Cliquer sur la roue crantée afin d’accéder au volet de paramétrages, depuis le volet de l’Add-in Outlook.
   
       
   

• Modifiez les propriétés souhaitées et choisissez votre signature afin d’avoir des informations personnalisées.
• Enregistrer les modifications pour sauvegarder.

IMPORTANT : les modifications effectuées par les utilisateurs finaux dans l'add-in ne remontent pas sur le portail Boost My Mail. Lorsqu'un utilisateur modifie une information depuis son Add-in Boost My Mail dans Outlook, sa fiche utilisateur sur le portail Boost My Mail ne se mettra pas à jour avec cette information.