Pour gagner du temps, vous pouvez décider d'ajouter vos utilisateurs à partir d'un fichier Excel pour ne pas avoir à ajouter vos utilisateurs un à un.
⚠️ Lors d'un import Excel, la base de données utilisateurs Boost My Mail est mise à jour au regard de ce que contient l'Excel :
- Une modification de propriété sera reportée.
- Une propriété supprimée (ou mise à vide) sera supprimée.
- Un utilisateur retiré sera supprimé.
- Une affectation groupe modifiée sera reportée.
- ...
Cela signifie qu'un utilisateur qui est présent dans l'interface, mais non-présent dans le fichier Excel n'apparaitra plus après l'import !
Nous vous conseillons de stocker et de toujours travailler avec le même fichier Excel pour vos imports successifs. Il n'y a pas de limite journalière au nombre d'imports que vous pouvez effectuer !
- Pour un premier import, la matrice Excel est téléchargeable depuis votre portail, via le menu Utilisateurs et l'onglet Utilisateurs en cliquant sur Ajouter puis en sélectionnant Fichier Excel.
- Le fichier Excel doit contenir en entête les colonnes suivantes :
- firstname (prénom)
- lastname (nom)
- company (entreprise)
- jobtitle (fonction)
- streetaddress (adresse)
- city (ville)
- postalcode (code postal)
- phone (téléphone fixe)
- mobile (téléphone portable)
- website (site web)
- usermessage (message utilisateur)
- disclaimer (message entreprise)
- group (groupe)
Si vous avez ajouté manuellement de nouvelles propriétés (depuis le menu Paramètres > Propriétés > Ajouter une propriété), pensez à rajouter les colonnes correspondantes dans votre fichier Excel.
Le seul champ obligatoire est celui du mail. Il n'y a pas d'obligation de remplir l'ensemble des champs proposés.
⚠️ Certaines conditions sont à respecter lors du renseignement de ce fichier :
✅ Votre saisie doit être en minuscule.
✅ Les cellules de la colonne "mail" doivent contenir une adresse mail. Une adresse mail ne peut être renseignée qu'une seule fois.
✅ Les cellules de la colonne "group" peuvent référencer plusieurs groupes ; il faut alors les séparer par une virgule ",".
Exemple : Ressources Humaines, Marketing
✅ Pour éviter toute confusion due au formatage des données par Excel, nous vous conseillons de bien veiller à ce que tout le tableau Excel soit en mode "texte".
Pour cela, sélectionnez l'ensemble de vos cellules, rendez-vous dans Accueil > Édition > Effacer > Effacer les formats.
Puis, rendez-vous dans Accueil > Cellules > Format > Format de cellules > Nombre > Texte.
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